保管が必要な記録書、どれくらい保管すればいいの？

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食品を扱う街の個人店、中小規模の工場へHACCP導入をゼロからサポートする専門家、
三村はるかです。

HACCPの導入・継続、日々の一般衛生管理の見直し・運用をサポートしています。

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HACCP書類と呼ばれるHACCPに必要な書類の1つに記録書があります。

この記録書、管理する項目ごとに毎日記録をつけていくので、
膨大な量になってしまいます。

それでも捨てていいの・・・？
と不安になりますよね😥

HACCP書類の保管期間は？

結論から言ってしまうと、

記録書の保管期間は決まっていません！

しかし、管理していく上では目安の期間がわかると管理しやすいです。
記録書の種類に応じておすすめの保管期間がありますので参考にしてみてください。

①年に数回しか行わない記録は1年間の保管がおすすめ！

ここに該当する記録は、水道管理記録、防虫・防鼠管理記録等、
年間に数回しか行わない点検などの記録は1年間の保管がおすすめです。

②問題やトラブルが生じたときにつける記録は1年間の保管がおすすめ！

問題が生じたときにつける記録ってなに？と思いますよね。
これは、HACCP導入時に決めた衛生管理計画に内容が守られなかったとき（逸脱ともいいます）につける記録です。
主にHACCPに基づく衛生管理（旧基準A）で必要な是正処置記録を指しますが、HACCPの考え方を取り入れた衛生管理（旧基準B）が対象の食品を扱う街のお店や中小規模工場でも同等の記録を保管しておくと安心です。
トラブルがあった時にどう対応したか記録として保管しておくとよいでしょう。

③毎日つける記録は1ヶ月の保管がおすすめ！

HACCP導入時に定めた衛生管理計画書で必要な記録の中には毎日記録付けを行うものがたくさんあります。
原材料の受け入れ記録や従業員健康管理記録などもそうですね。
重要管理点の管理記録も毎日記録付けが必要です。

これらの書類は量が多くなってしまうので長期間の保管は向きません。
しかし、食中毒事故など問題が生じたときのために1ヶ月は保管しておくとよいでしょう。

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特に注意したいHACCP書類の保管とは？

ここまで3種類の記録書の保管期間の目安をお伝えしました。
3種類の書類の中で特に注意して管理してほしい記録書が重要管理点の記録書です。
では、重要管理点の記録書はどのように管理すれば良いかをお伝えしていきます！

セットで管理するHACCP記録

HACCPの記録で最も重要な記録が重要管理点の管理記録です。
この重要管理点の記録は、HACCP導入時に立てた重要管理点計画書に基づき記録をとります。
（上記③の毎日つける記録が該当します）
毎日記録をとっている中で、トラブルが生じて重要管理点計画書の基準に満たないことがあります。
その時に記録として残してほしいものが②の問題が生じた時につける記録です。
フォーマットなど決めなくても構いませんので、発生したトラブルをどのように解決したのか、
ありのままを記載しておきます。

トラブルがあった時の重要管理点の記録（基準をクリアしていないもの）と発生したトラブルをどのように解決したのかを記した記録（②の問題が生じた時につける記録）
この２つをセットにして保管しておきます。

このセットの記録書だけ1年間保管、他の毎日つける記録書（重要管理点の記録も含む）を１ヶ月保管

このように管理することで、膨大な量を保管する必要が無くなりますし、
保健所から提示を求められた場合でもスムーズに対応することができます。

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必要な記録書を必要な期間管理するようにしましょう！

紛失したり、保管管理が大変な記録書。
だからといって全ての記録書をいつまでも保管しておく必要はありません。
捨てるのが怖いから・・・といつまでも保管しておけないですよね。

保健所から提出を求められた時に、必要な内容をスムーズに提出できるよう、
わかりやすく期限を決めて、風通しの良い管理にしていきたいですね☺️