保管が必要な記録書、どれくらい保管すればいいの?

おはようございます!

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街のお店のHACCP導入をゼロからサポートする専門家、
樋山はるかです。 

HACCPの導入・継続、日々の一般衛生管理の見直し・運用をサポートしています。

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HACCP書類と呼ばれるHACCPに必要な書類の1つに記録書があります。

この記録書、管理する項目ごとに毎日記録をつけていくので、
膨大な量になってしまいます。

それでも捨てていいの・・・?
と不安になりますよね😥

そこで今回は、
「HACCPに必要な記録書、保管期間って決まっているの?」
をテーマにお伝えしていきます!

結論から言ってしまうと、

記録書の保管期限は決まっていません!

しかし、管理していく上では目安の期間がどれくらいか、
知っておく必要がありますよね!

管理目安は、

年に数回しか行わない記録(水道や防虫記録など)は1年間
毎日つける記録(重要管理点の記録、冷蔵庫温度記録、など)は1ヵ月
その他、問題があった時につける記録(是正処置記録)は1年間

この期間を目安に管理していくとわかりやすいかと思います。

記録書の保管期限について詳しい決まりはありませんが、
1年間は保管しましょうと明記されているところが多いです。

しかし、毎日つける従業員健康管理記録やトイレの清掃記録を1年分保管するとなると・・・
膨大な量になってしまいます。

特に廃棄するのに勇気が必要なのが重要管理点(CCP)の記録です。
1年間分保管した方が安心!と思う気持ち、よくわかります。
しかし、これも毎日メニューのカテゴリーごとに記録していくものなので、量が膨大になってしまいますよね。
でも捨てるのも心配・・・

重要管理点の記録では、、記録をつけていて逸脱があった項目については別紙の是正措置記録を書いていきます。
よって、逸脱があった記録書(毎日記録しているもの)とその是正措置記録をセットで保管するようにします。

このセットの記録書だけ1年間保管、他の重要管理点の記録書を1ヵ月保管

このように管理することで、膨大な量を保管する必要が無くなりますし、
保健所から提示を求められた場合でもスムーズに対応することができます。

SaniccpのHACCP導入プログラムLightでは、
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紛失したり、保管管理が大変な記録書。
だからといって全ての記録書をいつまでも保管しておく必要はありません。

保健所から提出を求められた時に、必要な内容をスムーズに提出できるよう、
わかりやすく期限を決めて、風通しの良い管理にしていきたいですね☺️

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