HACCP書類は紙でやろう！初心者におすすめ、HACCPの記録付け方法お伝えします。

こんにちは！

ご覧いただきありがとうございます。

食品を扱う街の個人店、中小規模の工場へHACCP導入をゼロからサポートする専門家、
三村はるかです。 

HACCPの導入・継続、日々の一般衛生管理の見直し・運用をサポートしています。

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HACCPで必要不可欠なものといえば・・・
そう、毎日の記録付です。

HACCP義務化により様々な種類のHACCP記録が登場してきました。
が、実際は何が使いやすいんだろう・・・と悩まれる方も多いのではないでしょうか？

そこで、今回は、初心者におすすめのHACCP記録付け方法をお伝えしていきます！

初心者におすすめのHACCP記録はこれ！

でHACCPでの管理方法が決まり、いざ記録をつけてみよう！とした時に、
何で記録を付けたらいいか悩みますよね。

手引き書についている記録書を使うか、アプリを使用してやってみるか・・・

そう悩んだ時にやってほしい方法をお伝えしていきます。

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まずは紙で管理してみよう

HACCP記録を初めて付けるという場合、最初は紙で記録を付けることをお勧めします。

書式は手引き書についているものでも良いですし、
エクセル等で作ったものでも構いません。
※自分で作成する場合は、必要項目が抜けないように注意してくださいね。
そして紙の記録書を各担当者に渡していきます。
この時にバインダー紙を挟み、ペンをにつけて渡しても良いですし、
壁に記録書を貼って、ペンをくっつけておいてもいいです。

重要なのは、すぐに記録をつけられる環境にするということです。

紙を使用するメリットを挙げながら解説していきますね。

紙で管理するメリット１：すぐに書き込める環境をつくりやすい

紙を使用する１番のメリットは、すぐに書き込みができるという点です。
担当者の近くに記録用紙とペンを置き、すぐに書き込みができる環境をつくることで記録抜けを防ぎます。

HACCPの記録付けで最も多いお悩みが、

記録をつけることを忘れてしまう

ということです。
（このお悩みは本当に多いんです！）

忙しく作業をしていると、後で書けばいいや！という気持ちが出てきてしまいます。
後回しにしてしまうと記録のことは忘れてしまい、結果記録書に抜けがでてしまうんです。

紙を使用することで近くに記録用紙を置くことができ、
すぐに書き込む環境をつくることで、後回しにする回数が減ります。

HACCPの運用では、その場で記録をつけることがとても重要です。

これがアプリ等のデジタル環境のみでの管理だと、

1、端末の近くにいく
２、機器（アプリ）の立ち上げを行う
３、記録を入力する

というように記録を入力するまでに行う項目が増えてしまいます。
記録を付けるための工程が多いと、
とにかく忙しい！といった状況では後回しにしてしまう可能性が高くなってしまうのです。

特にメニュー数や製造品目が多いところでは
記録付けが必要な項目を増えるため、すぐに書き込める環境はマストです！

紙で管理するメリット２：低コストで最適な環境づくりができる

記録をつける環境で大切なことは、
「すぐに記録付けができる環境を整えること」とお話しさせていただきました。

紙であれば作業担当者一人一人に記録用紙を配布しやすいと思います。
そうすることで低コストで記録付けしやすい環境づくりが可能です。

作業担当者ごとに電子端末を用意するのはなかなか難しいですよね・・・

小規模なお店や管理項目が少ないお店・工場であれば電子機器での管理も可能ですが、
初めの一歩としては紙でやってみても良いかなと思います。
（記録付けに慣れてきたら、アプリ等に移行してもいいですね）

また、アプリ等の使用では月額で利用料金が発生する場合がありますが、
紙であれば必要事項を記入して好きなようにレイアウトをしても無料でできるのでコストがかかりません。

なるべくお金をかけずにHACCPを始めてみるという場合には紙の方が始めやすいかなとも思います。

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紙で管理するデメリット：記録書の保管場所が必要

ここからは紙で記録をつける場合のデメリットのお話しです。
紙で記録を付けると、保管する場所が必要になります。
毎日記録をつけているお店や工場ではすぐに量が増えてしまい、なかなか大変です。

電子化していればスマホやPC内で管理できるので場所をとらないので電子機器で管理したくもなりますが・・・
紙での管理でもルールを決めることで多くの場所を取らずに運用できます！

ではどのように管理すれば書類の量を抑えられるか・・・

記録書は保管期間を決めて管理してください！

管理期間が過ぎた書類は
廃棄することで最小限のスペースでの管理が可能です。

※HACCP書類の管理期間についてはこちらの記事も参考にしてみてください。

まとめ

HACCP記録を付けるためのポイントである、

記録付けは後回しにせずすぐに行う！

このことができれば紙でも電子機器でもどちらでもいいと思いますが、
初心者さんには低コストで簡単に行える紙での管理をおすすめします。

HACCPで管理する項目の記録付けに慣れてきたら電子化するのもいいですね。

まずはすぐに記録が書き込める環境づくりを進めてみてはいかがでしょうか😊

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